6 claves para cubrir un evento de RSEDesde el 1er evento de RSE que se cubrió usando Twitter y Twitxr pasaron sólo dos años, pero mucha agua bajo el puente, y muchas nuevas aplicaciones que vinieron a simplificar las cosas.
Así todo, la clave para cubrir cualquier evento en Twitter (y aunque aquí nos referiremos exclusivamente a los que atañen a la RSE) no pasa sólo por contar con la tecnología adecuada, sino también con un poco de destreza del twittero y otro tanto de coordinación.
También hay que decir que este post viene un poco a propósito de un Encuentro de RSE que se realizó esta semana en Chile, organizado por Acción RSE y que presentó una conjugación de elementos que van a resultar muy útiles para poder explicar varias de estas claves.
Así que si queremos hacer un poco de ruido en Twitter cuando organizamos un evento (o cuando simplemente vamos a él como espectadores) tendríamos que tener en cuenta básicamente estos puntos:

  • Anunciar con tiempo suficiente y adecuadamente dónde y cuándo será. A veces se puede dar como supuesto, pero si somos los que organizamos, con las corridas que generan todas las otras cosas se nos puede pasar. En el caso de Acción RSE, creó su Twitter un día antes de su propio evento y no siguió a ninguno de los #120RSE… sólo a Movistar Chile (sólo tras finalizar el evento comenzó a hacer follows). La Comunidad de #RSE se enteró de la creación de la cuenta gracias a los twitteros que estaban dentro del evento porque lo anunciaron allí mismo.
  • Asignar una persona para manejar la cuenta en Twitter. Este es otro “error” frecuente. Si nuestro Twitter es muy activo todos los días casi a toda hora, no podemos dejarlo “liberado” porque tenemos un evento (esto es válido para organizaciones o empresas, claro).
    Por eso la figura del Community Manager (CM) es esencial hoy por hoy. Pero si no existe un CM, al menos saber que alguien tiene que quedar a cargo para poder compartir la propia visión y enriquecerse con la de los asistentes que también puedan estar tuiteando. De lo contrario, estamos dejando la conversación en manos del público únicamente.
  • Crear una hashtag para el evento. Esta es una de las primeras decisiones a tomar. Generalmente se toman antes, con una buena antelación. Una hashtag tiene que cumplir al menos 2 condiciones básicas: 1) lo más corta posible y 2) lo más fácil de recordar posible. Lo 1) para evitar ocupar caracteres de más, y lo 2) porque hay que pensar en los twitteros que pueden estar dentro del evento y tienen online casino que poner la etiqueta en cada tweet casi de memoria.
    En este punto, una buena opción (si no se nos ocurrió convocar especialmente a influyentes de la #RSE en Twitter) es incluir una diapositiva que diga “Si estás tuiteando aquí usa #XX”. De ese modo, damos por enterados a todos los asistentes.
    Un ejemplo de éxito de hashtag, ha sido #confeBID para referirse a las Conferencias Interamericanas de RSE del BID (sólo está activa con fuerza un par de días al año). Incluso, ha tenido tal relevancia que hasta ya arroja resultados en Google como un término en sí mismo. O sea, hemos logrado que la comunidad de RSE se refiera a un evento por su hashtag que es más corto y fácil que el nombre original.
    Durante el evento de Acción RSE encontré esto… #RSE es el hashtag de todos los días, usarlo exclusivamente para un evento de RSE lo satura y no es bueno saturar un hashtag popular.
  • Preservar el hilo de conversación. La cantidad de información que circula en Twitter, el rankinsmo, los algoritmos y algunas otras cuestiones un tanto aburridas, hacen que lo que conversamos hoy, en una semana ya sea un poco más difícil de ubicar. Por eso es importante dejar “memoria” del evento que organizamos. ¿Cómo podemos hacerlo? Una buena opción es usando CiL, el CoverItLive, que como podemos ver aquí, guarda sin problemas los twitts generados durante una cobertura de ya casi un año de antigüedad.
    Además, nos permite compartir la cobertura con otros bloggers, si elegimos “liberar” el código con anterioridad como hizo el IARSE con su Conferencia Internacional 2010 tras nuestra recomendación.
  • Ofrecer imagen. Los tweets están muy bien, pero si la jornada es muy larga, hay que amenizar con fotos. Para ello, la mejor opción es tomarlas desde el teléfono móvil y enviarlas a Twitpic,  que es el servicio más avanzado actualmente entre la oferta que hay. Un tip muy práctico, es guardar como un contacto la dirección de mail a la que se deben enviar las fotos.
    Si bien en un principio utilicé Twitxr, Twtipic ahora es más conveniente porque permite también ver las fotos que lleven la hashtag #RSE y etiquetar a Twitteros así como etiquetamos a cualquier amigo en Facebook. También, una vez concluido el evento, podemos organizar las fotos creando un evento, como cuando fue el #dsyrse10.
    De todos modos, el objetivo a lograr es generar un streaming, por más casero que sea, será muy bien valorado. Podemos usar Qik con un móvil o Twitcam si lo hacemos con la netbook o notebook. El principal problema, casi siempre, radica en que estos eventos de RSE suelen ser en hoteles 4 ó 5 estrellas, donde la conexión a internet es a través de una web que hay que sortear en primer lugar, y eso dificulta para hacerlo con los teléfonos móviles que suelen ser usados con su conexión 3G ante este engorroso paso.
  • Conversar, no sólo emitir. Esta es una regla muy general, que vale para tuitear básicamente, pero viendo el ejemplo de @Accion_RSE durante su Encuentro en Chile, es bueno refrescarlo. Algunos de los asistentes les preguntaban por las presentaciones y si habría podcasts de las ponencias…. revisando su TimeLine nos damos cuenta que nunca respondieron a esas preguntas (y también podemos inferir por qué).
    La prioridad es informar, claro, pero también es bueno dar las respuestas a la gente que se está tomando la molestia de prestar atención a lo que decimos (más allá que en un evento nos puedan ubicar físicamente).
    Además, con la conversación podemos ir rastreando a aquellos tuiteros que están en nuestro evento (fue muy interesante el uso de Foursquare en este evento en particular). En el caso de Acción RSE, pude contabilizar casi 10 (y seguro había algunos más). Muchos tuiteaban sin etiqueta, otros usando #RSE, otros con #exporse y otros con #AccionRSE. Conclusión: un montón de energía mal canalizada y que no nos permite luego, a los que no fuimos pero nos interesa saber lo que pasó, reconstruir la conversación.

Luego hay algunos tips más sobre dónde ubicarse o qué condiciones debe tener el lugar para permitir una buena cobertura de twitteros, entre otros puntos también para destacar.
Espero que esto les sirva para organizar sus eventos dándole el lugar que se ha ganado lo 2.0 o para cubrirlos con otra mirada. Durante el I Congreso Virtual de RSE que organizamos desde este espacio para el próximo 23 y 24 de Septiembre, espero retomar con algunos nuevos puntos este tema.

Aportes y experiencias son bienvenidas en los comentarios 😉